TEMEL SİSTEMLER

İnsan Kaynaklarında yeni yaklaşımlarla birlikte birçok yeni kavram ortaya atılmakla birlikte çalışan açısından da kritik olan, tüm şirketlerin sistemli veya sistemsiz bir şekilde yürüttükleri işlevler aşağıda özetle açıklanmaktadır. Burada amacım sizi İnsan Kaynakları yöneticisi gibi bilgilendirmek olmadığı için sadece bilmeniz gereken ve deneyimlerime göre kritik olduğunu düşündüğüm hususları sizinle paylaşmaktır.

Ana sistemler başlığı altında sizlerle İşe Alım, Ücretlendirme, Eğitim ve Performans Yönetim Sistemi hakkındaki önemli noktaları paylaşıyorum. Bu sistemler olmazsa olmaz diyebileceğimiz ve çalışanlarınızı doğrudan etkileyen sistemlerdir. Bunlar olmadan bir sonraki aşamaya geçmeniz mümkün değildir. Bu nedenle, firmanızda bu sistemler yoksa, öncelikle bu sistemlerin sağlıklı bir şekilde kurulmasını ve iyileştirilmesini sağlamanız gerekiyor. Bu sistemler ile çalışmalarınızı belirli bir seviyeye getirdikten sonra sonraki bölümde anlatacağım uygulamaları gerçekleştirmeniz, İnsan Kaynakları açısından fark yaratmanızı ve rekabet avantajı elde etmenizi sağlayacaktır.

Her şey İşe Alımla Başlar

İşe alım aslında hepimize tanıdık gelen ve mutlaka bir kısmında dahil olduğumuz bir süreç olduğu için süreç olduğu için bu bölümü atlamayın, çünkü işe alım İnsan Kaynakları sistemlerinin başlangıç noktasıdır ve sanılanın aksine kolay bir süreç değildir.

İşe aldığınız çalışanlara ne kadar eğitim verirseniz verin, özellikle belirli bir süre iş tecrübesine de sahiplerse onları çok fazla değiştiremezsiniz. Tüm araştırmalar kişiliğin önemli bir kısmının genetik olduğunu gösteriyor ve kişiliğin yansıması olan davranışlar da iş hayatında başarı için temel etkendir. Bu nedenle başarılı olmak için şirketinize ve pozisyona en uygun çalışanı işe almak zorundasınız.

En uygun çalışanı işe almak gerçekten zor.

Yüzlerce veya binlerce başvuru içinden uygun adayları belirlerken hızlı olmak ve bütçenize uygun hareket etmek zorundasınız. Buna bir de işgücü rekabeti ile yetenek avı eklendiğinde işinizin ne kadar zor olduğunu sanırım anlıyorsunuz.

Bu nedenle İnsan Kaynakları departmanları zamanının önemli bir kısmını işe alıma ayırır. İşten ayrılma oranları yüksek olduğunda veya büyüme vb. özel durumlarda yöneticilerin de önemli bir zamanı iş görüşmeleriyle geçer.
İşe alım sürecinin uzun sürmesi sizi rahatsız edebilir, işinizi de aksatabilir, fakat yine de pozisyonun geç doldurulması size yanlış kişiyle doldurulmasından çok daha iyidir.

Doğru kişinin işe alınmaması bu kişinin uyum süreci ve işten ayrılma süreci dahil yaklaşık 6 ay ile 1 yıl arasındaki toplam ücreti, bu dönemde kişinin performansı nedeniyle iş kaybınız, bu çalışan nedeniyle ekibin motivasyonundaki düşüş ve müşteri kaybı gibi çok ciddi sonuçlar doğurabilir. Pozisyon ne kadar kritik ise kayıp da o kadar büyük olacaktır.

Bu nedenle size önerim, işe alım için acele etmemeniz ve titiz davranmanız olacaktır. Bu biraz süreyi uzatsa ve bu nedenle bazı adayları kaybetseniz bile titiz davranmak sizin için en kazançlı yoldur.
İşe alımda başarılı olmanın yolu doğru kaynak kullanımından geçer. Bunun için aradığınız çalışan profiline uygun kaynağın seçilmesi ve adayların özgeçmişlerinin detaylı incelenmesi gerekir.
Buna ek olarak işe alımda mümkün olduğunca fazla değerlendirme aracı kullanmanızı öneriyorum. Her bir değerlendirme aracı size sadece doğru çalışanı bulmanız için yardımcı olmakla kalmaz, size yeni çalışanınız hakkında önemli bilgiler verir.

İşe alımda her pozisyon için en uygun araçları kullanmalısınız.

Bu süreçte çalışana uygulanan kişilik testleri ve yetenek testleri ile çalışanınızın kuvvetli ve gelişime açık yönleri hakkında önemli bilgiler edinirsiniz. Bu bilgiler hem İnsan Kaynakları birimleri için, hem de yöneticiler için kritik önem arz eder.

Acaba Çalışanlarınıza Düşük Ücret mi Veriyorsunuz?

Ücret, tahmin edileceği gibi her çalışan için çok önemli bir konudur. Ücretler genelde çalışanları birbirlerine göre kıyaslayarak belirlenir ve çalışanlardan itiraz gelmediği sürece bu ücretler sorgulanmazlar.
Şimdi size soruyorum, sizce çalışanlarınıza verdiğiniz ücretler yüksek mi, düşük mü veya gerektiği kadar ücret verdiğinizi mi düşünüyorsunuz?
Bu soruya karşılık hepinizin bir cevabı olacağı muhtemel, fakat soru aslında biraz eksikti. Sorulması gereken piyasaya ve hedeflenen konuma göre ücretlerin nasıl olduğudur.
Eğer şirketinizin piyasada lider olmasını ve en yukarılara oynamasını hedefliyorsanız, ücret politikanızla bunu desteklemediğiniz sürece hedefinize ulaşamazsınız. Kısa vadede çalışanlarınızı elde tutsanız bile, uzun vadede yetenekli çalışanlarınızı kaybedersiniz. Bununla beraber, eğer lider olmayı hedeflemiyorsanız, çalışanlarınıza piyasadaki en yüksek ücretleri vermenizin de bir anlamı yoktur.
Belirli kilit pozisyonlar için bu kuralı aykırı davransanız bile genel olarak ücretleriniz piyasada hedeflediğiniz konum ile uyumlu olmalıdır.

Ücret konusunda şirket içi dengeler gibi, şirket dışı dengelere de dikkat edilmesi gerekir. Şirket dışı dengeler konusunda bilgi sahibi değilseniz bunun maliyetini muhakkak ödersiniz. Yani, eğer piyasadan yüksek ücret veriyorsanız gereksiz bir ek personel maliyeti ödersiniz. Tam tersi söz konusu olduğunda ise, çalışanlarınızı kaybetmenin sonucu olarak iş kaybına uğrarsınız. Bu nedenle iyi bir ücret sistemi öncelikle somut piyasa verilerine ve bilgiye dayanır.

Peki, piyasaya göre hedeflediğiniz konuma uygun ücretler belirlemek tek başına yeterli midir? Çoğu zaman bunun yeterli olduğunu düşünür ve çalışanlarımız ile ücretleri konusunda hiç konuşmayız.
Ücret tabii ki, her gün gündemde olması gereken bir konu değildir, fakat şirketinizin çalışanlarınız tarafından bilinen ve mantıklı temellere uygun bir ücret sisteminin bulunması gerekir.

Ücret sisteminizin çalışanlarınızın geneli tarafından adil bir sistem olarak algılanması gerekiyor.

Bu sistem ne kadar basit ve anlaşılır olursa, vermiş olduğunuz ücretler de çalışanlarınız tarafından o kadar kabul edilerek, sorgulanmayacaktır.

Son olarak, ücret sisteminizin temel ücretten ibaret olmayıp, yan haklar ile birlikte paket olarak piyasada hedeflediğiniz konuma uygun olması gerekir.

Şirketlerin bir kısmı yüksek performansı ücret zammı ile ödüllendirirler. Ücret kazanılmış bir hak olduğundan ve geri alınamayacağından bu uygulama doğru değildir. Örneğin, üst üste 2-3 dönem yüksek performans gösteren çalışanlar son dönemde düşük performans gösterseler bile daha önceki ücret zamları nedeniyle diğerlerinden daha yüksek ücret alacaklardır. Bu durum ücret paketinin performans üzerindeki etkisini zayıflatacaktır.
Bu bölümde ücret sistemi ile ilgili temel bilgileri sizlerle paylaştım. Şimdi İnsan Kaynakları müdürünüze şirketinizin ücret sisteminin olup olmadığını sorabilir ve detaylarını sizinle paylaşmasını isteyebilirsiniz. Piyasadaki hedeflediğiniz konum hakkında ona bilgi vererek, ücretlerin piyasadaki durumunun da bu hedeflere uygun olup olmadığını sormayı da unutmamalısınız.

Kimlere Hangi Eğitimler Verilmeli?

İşe alımla ilgili kısımda şirketimize ve pozisyona en uygun adayı işe almanın ne kadar önemli olduğunu anlatırken, eğitim ile kişilerin temel kişilik özelliklerini değiştiremediğimizin araştırmalar ile tespit edildiğini belirtmiştim. Bu temel bilginin ışığında eğitimin gerekli olmadığı gibi bir sonuca ulaşmak tabii ki doğru olmayacaktır, sadece eğitimlerimizin içeriğini ve hedef kitlesini belirlerken dikkatli olmalıyız.

Çok değil, 10 yıl öncesine kadar eğitim çok popülerdi ve eğitim ile herkesin her şeyi yapabileceği, her alanda başarılı olabileceği düşünülürdü. Araştırmaların da katkısıyla durumun böyle olmadığı ve kişilik temelli bazı özelliklerin davranışlar üzerinde çok etkili olduğu belirlendi. Kişilik temelli niteliklerin değişmesi çok fazla mümkün olmadığı için aslında insanların temel özellikleri de değişmez. Yapılan birçok araştırma neticesinde kişilik özellikleri bakımından “Bir adam yedisinde neyse yetmişinde de odur.” gibi bir sonuca varıyoruz.

Bizim eğitimler ile yapabileceklerimiz davranış modellerini değiştirmekle sınırlı olacaktır. Bu alanda yapılacak çalışmalar da yine kişiliğe çok aykırı olmamalıdır. Örneğin, yapı olarak içine kapanık ve insanlar ile bir arada bulunmaktan keyif almayan birisine istediğiniz eğitimi verin, başarılı bir satıcı olmasını beklemek hayal olacaktır. Başarılı bir satıcının yapması gerekenleri çok iyi öğretebilirsiniz, belki bu kişi bu davranışların tamamını da sergileyebilir. Ama kişilik özelliklerine çok aykırı bu meslekte bu değişim çok zor olur veya bir süre sonra keyif almadığı için satıcılığı terk eder.

Klasik yaklaşımla bizim eğitimden anladığımız eksiklerin giderilmesi olduğundan hep olumsuzluklara odaklanırız. Halbuki, odaklanmamız gereken kişilerin kuvvetli özellikleridir. Yani, satıcı örneğinde içine kapanık birini satıcı yapmak için gerekli yatırımı, dışa dönük ve kişilik özellikleriyle satışa uygun bir çalışana yapmak çok daha yüksek getiri sağlayacaktır. Böylece, uzun vadede de şirketinizde başarıyla çalışacak bir satıcınız olacaktır.
Bu anlattıklarımda gizli olan bir bilgi de klasik eğitim anlayışının ve standart eğitimlerin geçerliliğinin çok yüksek olmadığıdır. Herkesin kişilik özellikleri dolayısıyla ihtiyaçları ve eğitimden beklentileri farklıdır. Siz standart eğitimler verince herkes bir nebze yararlansa da, “işte bu eğitim tam bana göre” diyen çalışanlarınızın sayısı oldukça sınırlı olacaktır.

Sınıf eğitimi artık tek çözüm değil, farklı kişilik özelliklerine sahip çalışanlarınız için kişisel gelişime odaklanmak gerekiyor.

Bunun yerine bireye odaklanarak, her bir çalışanın ihtiyaçlarına uygun bir kişisel gelişim programının uygulanması çok daha isabetli olacaktır.
Son olarak, eğitimlerin geri dönüşlerine değinmek istiyorum. Eğitim kişiye karşılıksız verilen bir hediye veya ödül değildir, yani çalışanlar işlerini daha iyi yapabilmek için eğitim alırlar ve bunu performansları ile göstermek durumundadırlar. Eğitimlerden sonra öncelikle bu değişimi ölçmeniz ve sonra da farklılıkları değerlendirmeniz gerekir.

Şirket sahipleri olarak, artık sizler de şirketinizi başarıya ulaştıracak eğitim yaklaşımını biliyorsunuz. Şirketinizin İnsan Kaynakları müdürlerine kimlere, hangi eğitimlerin, niçin verildiğini sorabilirsiniz. Bu sorunuza ek olarak çalışanlarınız için kişisel gelişim programları olup olmadığını da sormalısınız.

Performans Sistemi Ne İşe Yarar ve Nelere Dikkat Etmek Lazım?

Performans sistemleri İnsan Kaynaklarının diğer iş süreçleriyle en çok yaklaştığı ve ana iş süreçlerine en fazla tesir edebilecekleri alandır. Hedef sistemi ile şirketin hedeflerinin çalışan seviyesine kadar paylaşılarak detaylandırıldığı bu sistemlerde ayrıca çalışanların davranışları da değerlendirilir. İyi bir performans sistemi çalışanlarınızın başarısına çok önemli katkılar sağlarken, eğer kötü bir performans sisteminiz varsa bu hiç olmamasından daha kötüdür. Size öncelikle bir performans sistemini iyi yapan özellikleri, sonra da uygulamada dikkat etmeniz gereken noktaları size yine özetle aktaracağım.

İyi bir performans sistemi öncelikle etkili olmalıdır, yani sonucunda çalışanları kazanacakları veya kaybedecekleri çalışanlar için anlamlı ve değerli olmalıdır. Çalışanların alacakları ücret veya primlere etki etmeyen, ödüllendirilmeyen veya düşük sonuçlarda üzerine gidilmeyen hiçbir performans sistemi ne kadar iyi kurgulanırsa kurgulansın başarıya ulaşması mümkün olmayacaktır.

Performans sistemi kurulmadan önce nelere etki edeceğini belirlemeniz gerekir.

İyi bir performans sistemi iyi kurgulanmalıdır, yani en az kaynak ile en etkili sonuçlar elde edilmelidir.

Performans sistemi çalışanlarınızı ortak hedeflere yönlendirmelidir.

Yani sistemde bir hedef hiyerarşisi bulunmalıdır. Hedeflerin tanımlanmadığı ve en üstten en alt seviyedeki çalışana kadar paylaştırılmadığı bir performans sistemi başarılı olamaz.
Hedef hiyerarşisinde bir satış direktörünün hedefleri öncelikle kendisine bağlı satış müdürleri arasında paylaştırılır, onların hedefleri de görev alanlarına göre kendilerine bağlı müdür yardımcıları ve uzman seviyesindeki kişiler arasında paylaştırılır. Ne kadar iyi kurgularsanız kurgulayın, performans sisteminde değerlendirme yaklaşımı ve performans sürecinin yönetimi iyi olmadığı sürece emekleriniz boşa gidecektir.
Performans sistemleri kültür olarak bizim dezavantajlar yaşadığımız bir konudur. Genelde değerlendirmeleri yaparken objektif olamayız veya performans değerlendirme görüşmesi yapmak istemeyiz. Çünkü başkalarının gelişime açık noktaları konusunda geribildirim vermek ise genelde kültürümüze uygun değildir. Bunları yapamadığımız için de performans sistemlerini iyi kursak bile başarılı sonuçlar elde edemeyiz ve çalışanlarımız sisteme güvenmezler.

Performans sisteminin temelinde çatışma değil, uzlaşma olmalıdır.

Yönetici ve çalışanlarınızı istediğimiz noktaya getirmek için genel anlamda performans yönetimi ve geribildirim eğitimleri verilmelidir. Bu eğitimlerde devamlılık sağlarsanız, zamanla istediğiniz noktaya gelirsiniz.

Performans değerlendirme yerine performans yönetimi kavramını kullanmamın sebebi ise bu sürecin tek seferlik değerlendirme ve hedef belirleme adımlarından ibaret olmayışıdır.

Çalışanın performansını her zaman verdiğimiz geribildirimler ve destekler ile yönetiriz. Yılsonu değerlendirme bunun sadece dokümantasyonu ve gözden geçirilmesi olarak düşünülmelidir.
Ülkemizde performans sistemlerinin uygulanması yukarı belirttiğim sebeplerden dolayı genelde başarısız örneklerle doludur. Değerlendirmelerdeki problemler ve görüşmelerin yapılmaması ile geribildirimlerde yapılan yanlışlıklar çalışanların sistemlere olan güvenini zedeler ve başarısızlığa neden olur.

Şirketinizde bir performans yönetim sistemi bulunuyor mu? Eğer böyle bir sisteminiz yoksa bu konuyu acilen İnsan Kaynakları ile görüşmeniz gerekiyor. Eğer kullandığınız bir sistem varsa bu sistem hakkında çalışanlarınızın ve yöneticilerinizin görüşlerini sorabilirsiniz. Eleştirilen noktalar genelde değerlendirmeler ve görüşmelerin yapılmayışı ile ödüllendirmedeki adaletsizlikler olacaktır.

Çalışanlarınızın görüşlerini aldıktan sonra eleştirilen konular ile ilgili neler yapılabileceğini benim anlattıklarım ışığında İnsan Kaynakları müdürleriniz ile görüşerek, bu değerli sistemi nasıl etkili hale getirebileceğinizi belirlemelisiniz.